MEDIOS DE COMUNICACIÓN INTERNOS

La empresa esta obligada para su buen funcionamiento, a generar la comunicación necesaria para que su personal este informado acerca de la filosofía de la empresa, sus objetivos, sus cambios e innovaciones, en fin de todo aquello que hace que la gente se identifique y comprometa con la empresa, además de generar cohesión de grupo, a continuación se mencionan algunos medios de gran eficacia.

Boletines: 
Son publicaciones frecuentes aunque no necesariamente periódicas, cuya frecuencia esta supeditada al surgimiento de eventos o noticias de importancia para la comunidad en donde se distribuye.

Campañas internas: 
Tienen la finalidad, al igual que una campaña de publicidad; de dar a conocer y persuadir, pero en este caso no se trata de productos, sino de ideas, actitudes y valores Y al igual que en el caso de la publicidad, las campañas internas se valen para su comunicación de diversos medios, tales como, volantes, folletos, posters o afiches, sonido interno.

Audio Visual y Video: 
a mayor numero de sentidos interviniendo en el proceso de comunicación, harán que esta sea mas eficiente.

Websites y blogs: 
hoy en día el uso de Internet como medio de comunicación, es fundamental, tanto hacia el interior de la organización (intranet), como hacia el exterior (imagen corporativa), Con la llegada del Internet, nuestro mundo, dio un giro de 360º , en un instante, las fronteras se esfumaron, las distancias se acortaron y los idiomas se unificaron.

COMUNICACIÓN CARA A CARA

Siempre que sea posible, se deberá utilizar una comunicación directa, sincera, cara a cara con los empleados. Esta forma de interacción permite ver a la persona y observar sus reacciones, permite combinar el lenguaje verbal con el no verbal, el cual proporciona una retroalimentación más auténtica. 

Los gestos, los movimientos y postura corporales, el tono y las inflexiones de la voz, la distancia que se establece inconscientemente entre los interlocutores, aportan información sumamente valiosa a la interacción y confirman o contradicen la comunicación verbal.

Otra de las ventajas de la comunicación cara a cara es que permite la retroalimentación inmediata. Permite que se resuma y se obtengan conclusiones por ambas partes antes de finalizar la conversación, pero requiere de una buena disposición y habilidades para escuchar, comprender y emitir la acción subsecuente que sea necesaria.

NUEVAS TECNOLOGÍAS DE COMUNICACIÓN EN LAS ORGANIZACIONES

Las nuevas tecnologías se refieren a los desarrollos tecnológicos recientes. El resultado del contacto de las personas con estos nuevos avances es el de expandir la capacidad de crear, compartir y dominar el conocimiento. Son un factor principal en el desarrollo de la actual economía global y en la producción de cambios rápidos en la sociedad.

 En las últimas décadas, las nuevas herramientas de las TIC han cambiado fundamentalmente el procedimiento en el cual las personas se comunican y realizan negocios. Han provocado transformaciones significantes en la industria, agricultura, medicina, administración, ingeniería, educación y otras muchas áreas. 

La estrategia de tecnología es la respuesta a ¿Qué tecnologías deberán implementarse y cuando?

Una nueva tecnología debe generar una ventaja competitiva de algún tipo: se genera al incrementar el valor de un producto o al reducir los costos.

USO DE LOS MEDIOS PARA LA EJECUCIÓN DE CONDUCTAS ESPECIFICAS DE COMUNICACIÓN INDIVIDUALES

En un estudio hecho por P. Hesseling en una empresa transnacional, encontró que hay preferencias por utilizar un determinado medio de comunicación, según el tipo de mensaje emitido.

Para dar una orden era mas frecuente el uso de viva voz pero cuando se trataba recibirla, se prefería el medio escrito por su mayor exactitud, en la transmisión de información menos compulsiva se prefieren las interacciones cara a cara, también encontró que había diferencia en el patrón de uso de los medios, según el sector de la organización, los grupos que tenían actividades de planeación y agendas muy estrechas preferían usar el teléfono, los grupos de asesoriaas que se encontraban en areas pequeñas utilizaban la comunicación cara a cara y por ultimo los grupos de funciones de coordinación internacional prefirieron medios escritos.

NIVEL DE LA COMUNICACION

NIVELES DE LA COMUNICACIÓN         
Existen algunos niveles de la comunicación que conviene destacar para su fácil comprensión:

Nivel intrapersonal: es aquella comunicación que llevamos con nosotros mismos, intervienen solamente el pensamiento y el lenguaje, como por ejemplo, cuando nos lenvantamos y nos decimos a nosotros mismos "¿cómo me voy a vestir para ir a mi trabajo?", o bien, cuando tenemos algún problema con alguien y nos decimos !"pero le voy a decir tal cosa!"etc.

Nivel interpersonal: no es otra cosa que aquel acto comunicativo que se pone en práctica entre dos a más personas.

Nivel grupal: se refiere a grupos más o menos considerables de quince a veinte personas como máximo.

Nivel masivo: es como su nombre lo dice la que se da en grandes masas, muestrade ello la que circula a través de   los medios electrónicos de comunicación.

TIPOLOGIA DE LA COMUNICACIÓN EN LAS ORGANIZACIONES

Horizontal

Este tipo de comunicación se produce entre personas del mismo nivel jerárquico dentro de la empresa. La función de la comunicación horizontal es la de suministrar apoyo emotivo y social entre los trabajadores, al igual que coordinar las tareas para la plantilla, de modo que estén organizadas y sean coherentes unas con otras.

Vertical

La dirección que toma esta comunicación vertical es entre las diferentes posiciones de la jerarquía empresarial, es decir de trabajadores a superiores y viceversa. Lo positivo de esta comunicación es que se pasa información con la cual sabemos qué está ocurriendo en los diferentes estratos de la organización.

Descendente: este tipo de comunicación es la utilizada por los mandos superiores, la dirección, con el fin de mantener informados a los trabajadores. Con ella se controla la conducta de los subordinados al igual que se utiliza para regular el sistema de funcionamiento. Se trata de una información de poder. Su efectividad depende de lo extensa que sea la jerarquía de la empresa, así en empresas de gran tamaño puede llegar a tener menos efectividad debido al distanciamiento y esto puede llevar a una distorsión de la información. En este caso se deberá recurrir a algún tipo de solución para evitarlo.

Ascendente: la comunicación ascendente es complementaria a la descendente, consistente en que los subordinados informen a la dirección. Lamentablemente la comunicación ascendente suele ser bastante insuficiente y suele ser poco valorada por la jerarquía, pero no debemos olvidar que para los trabajadores de la organización es necesaria y positiva, a parte que puede llegar a ser muy útil para que los directivos sepan qué es lo que está ocurriendo.

PROCESO DE COMUNICACIÓN

Los lingüistas y los teóricos definen comunicación como la transmisión de un lugar a otro de una determinada información, y más concretamente, como el proceso de transmisión de informaciones de un emisor A a un receptor B a través de un medio C. Todos los elementos que intervienen en esta transmisión integran el sistema de comunicación.

Desde un punto de vista lingüístico la información ha de tener un carácter intencional y comunicativo. Habría, pues que diferenciar el indicio de la señal. El primero es un hecho que nos hace conocer algo a propósito de otro hecho no perceptible. La segunda es un indicio producido intencionadamente por el emisor para manifestar una intención al receptor.

* Emisor, persona que emite el mensaje o información.
*Receptor, persona o personas que reciben el mensaje.
* Mensaje, información que transmite lo que se quiere decir.
*Canal, medio o via utilizado para transmitir el mensaje.
*Código, conjunto de signos y reglas necesarios para la elaboración del mensaje tanto el emisor como el receptor han de conocer estas reglas de codificación y descodificación.

COMUNICADO O BOLETIN DE PRENSA

Es la herramienta básica del trabajo de relaciones públicas en su vinculación con los medios desde el gabinete de prensa. Es un escrito que reúne la información fundamental sobre algún tema, persona y/o producto, que se envía a los medios de comunicación para que éstos se encarguen de difundirla entre la población.

Comunicados de prensa: comunicados de prensa escrita son los anuncios de próximos eventos, próximos o los nuevos servicios que ofrece y, en algunos casos, van a anunciar cualquier apariciones públicas que se haga. Comunicados de prensa se envían a periódicos, revistas, emisoras de televisión y también pueden ser incluidos en una eficaz campaña de mercadeo por correo electrónico.  

Boletines: Los boletines de noticias pueden ser enviadas por correo electrónico o usando normas también pueden ser incorporados como parte de una campaña de mercadeo por correo electrónico. Los boletines de noticias pueden contener artículos, fotografías, información de contacto y que son una excelente herramienta de comunicación entre usted y su público. 

CONFERENCIA DE PRENSA

Las conferencias de prensa son útiles si sirven para difundir noticias, pero no si se arma todo un montaje sin sustancia por razones de "relaciones públicas". Si hay noticias importantes que deban notificarse y muchos reporteros que solicitan noticias, una conferencia de prensa puede ser la mejor manera de divulgar las noticias.

Una conferencia de prensa es un evento con un propósito claro. Básicamente, usted está convocando una reunión de reporteros para anunciar algo y para presentar a expertos que responderán a las preguntas. Tal vez esté anunciando una donación para financiar las operaciones de rescate, la lista de las necesidades más urgentes del país, el número de muertos y accidentados en el desastre u otras noticias importantes similares.

Los temas clave de una conferencia de prensa son similares a los de un comunicado de prensa, aunque es necesario tener presente que la noticia se va a difundir por televisión y los funcionarios deberán tener cuidado de aparecer tranquilos, con autoridad y en control de la situación. La conferencia deberá anunciarse con la mayor antelación posible, y deberá suministrarse la mayor cantidad posible de información específica. 

CONSIDERACIONES BASICAS

1. Prestar ayuda a los periodistas siempre que sea posible. La organización que provee a la prensa de noticias veraces oportunas u de interés para los lectores o que le brinda todo su apoyo para obtenerlas cuando este sea requerido.
2. No tratar de obtener publicidad gratuita de la prensa disfrazada en forma de noticia. La prensa se mantiene alerta para evitar que en forma engañosa las empresas le entreguen publicidad haciéndola aparecer como noticia.
3. No invadir labores propias de la prensa .la labor de la organización se debe limitar a corregir la fidelidad de los hechos en su cado.
4. No tratar de ocultar las malas noticias. Sea el hecho imputable o no a la organización afectada, esta deberá mostrase abierta completamente.
5. No pedir supresiones a la prensa. La organización no tiene derecho a pedir a la prensa que suprima o corte un relatado.
6. No pedir a la prensa que enmiende errores de poca trascendencia, de publicaciones ya aparecidas.
7. Proporcionar que los periodistas conozcan las actividades de la organización que puedan llegar a ser de interés para los lectores. 

RELACIONES CON LA PRENSA

Las acciones de relaciones públicas y difusión periodística son herramientas fundamentales en la construcción de la imagen de la empresa y en su posicionamiento institucional.

El servicio de prensa es una forma válida de hacer conocer un emprendimiento. Para realizar esta tarea, es necesario conocer las necesidades de la empresa y brindarle un asesoramiento general que implique el consejo técnico sobre qué comunicar, a quién comunicárselo y cómo dirigir la información a los medios.

Los periodistas y los relacionadores públicos se necesitan mutuamente, ya que los medios de comunicación necesitan material e ideas procedentes de Fuentes de relaciones públicos, y los profesionales necesitan a los medios para exponer su material.

La estrategia con los medios debe tener como objetivo transformar lo que la empresa comunique en noticia y, de esta manera, aumentar la credibilidad del material difundido, tener una mejor aceptación en la opinión pública y diferenciarse claramente de la publicidad.

MEDIOS DE COMUNICACION MAS EMPLEADOS EN LA FUNCION DE LAS RRPP

Los periodistas y los relacionadores públicos se necesitan mutuamente, ya que los medios de comunicación necesitan material e ideas procedentes de Fuentes de relaciones públicos, y los profesionales necesitan a los medios para exponer su material.

Los medios impresos:

Los medios impresos como son los periodicos, revistas, libros etc. son elementos fundamentales de la profesión de relaciones públicas ya que son adecuados para los mensajes que deben conservarse en el tiempo y deben volverse a leer.

El periódico como entidad comercial: al tratar con un periódico los relacionadores públicos beben recordar que se trata de una entidad comercial, creada para obtener beneficios como proveedor de noticias y de anuncios.


La rapidez y la movilidad de la radio son las características propias que hacen la radio un caso especial entre los principales medios de comunicación. A diferencia de los medios de impresión este no se ve en largo proceso de impresión ya que es instantáneo.

La television este ha sido el más impactante que ningún otro medio de comunicación y le otorga su enorme capacidad de influencia es el componente visual.                                                                                                               A los relacionadores les encanta este tipo de comunicación porque ofrecen a menudo buenas posibilidades para dirigir su programación hacia la obtención de grandes audiencias.

LA COMUNICACION CATALIZADOR DE LAS RRPP

Es necesario procurar y preservar el buen funcionamiento de la comunicación dentro de las organizaciones, ya que éstas no pueden concebirse aisladas de su entorno. Así como cada miembro de una institución o empresa forma parte de ella y su actuación incide en el logro de sus objetivos, la propia organización, a su vez, forma parte de un macrosistema que es la sociedad; en este contexto, su actuación también incide en el desarrollo de la sociedad.
Si se ve a la sociedad como un macrosistema y a las organizaciones como parte de éste, es posible detectar la necesidad de una adecuada comunicación e interrelación entre las organizaciones, para el buen funcionamiento Y desarrollo de la sociedad. Las organizaciones son sistemas sociales abiertos y complejos que obtienen energía de cambio, tanto de sí mismos como del entorno, a través de las interacciones que se establecen en su interior y entre ellas.
La interacción se desarrolla a través de relaciones personales e institucionales; en la medida en que la comunicación sea efectiva, la interacción lo será también. Aquí es posible identificar la función de la comunicación como catalizador de las relaciones interpersonales y entre instituciones, que se dan en el ámbito organizacional.
La importancia de la interrelación entre individuos Y entre organizaciones fue el elemento que motivó a los estudiosos de la comunicación a desarrollar teorías en torno al proceso de comunicación interna en las organizaciones y al que se da entre ellas. Así surge lo que hoy se conoce como comunicación organizacional, disciplina que proporciona elementos para optimizar el flujo de comunicación organizacional, tanto interna como externa, y vincularlo a la filosofía y objetivos particulares de cada institución o empresa.

LA ORGANIZACION COMO SISTEMA DE PROCESO DE MENSAJES

Dentro del esquema formal de organización están considerados infinidad de procesos, según la magnitud o giro de la misma. Pero independientemente de su área de actividad o tamaño, en toda organización el proceso comunicativo ocupa un lugar destacado, ya que actúa como catalizador de las relaciones personales e institucionales.
El flujo de comunicación interna abarca aspectos como la obtención de información y la difusión de la misma, para facilitar el proceso de toma de decisiones, la asignación de tareas y la elaboración y difusión de planes, prgramas o informes.
El desarrollo de la mayor parte de las actividades organizacionales involucra procesos de comunicación por medio de la emisión y la recepción de mensajes. Por ello se identifica a la organización como un sistema de proceso de mensajes.
Los mensajes se difunden dentro de una organización para conseguir sus objetivos, de acuerdo con políticas establecidas. El flujo de mensajes internos puede agruparse en las tres categorías de Reddin: de tarea, de mantenimiento y humanos.

COMUNICACION FACTOR DINAMICO DE LAS ORGANIZACIONES

 La organización es como un sistema social donde la accion coordinada y la interrelación de individuos constituyen factores fundamentales para la consecución de objetivos comunes.
 Si las organizaciones han sido creadas para alcanzar fines y esto sólo se logra mediante la accion coordinada, entonces la comunicacion destaca como un elemento fundamental dentro de las organizaciones, ya que propicia la coordinación de actividades entre los individuos que participan en las mismas.
Este concepto de interdependencia determina la importancia de la comunicacion dentro de las organizaciones. En la medida en que se optimicen la comunicacion interna y la interrelación con el medio. el funcionamiento de cada una de las partes y la organización en general, también se optimizarán. La falta de información, de coordinación o de motivacion incide en forma importante en el funcionamiento de las organizaciones y son aspectos que se pueden resolver por medio de la comunicacion.
La comunicacion tanto interna como externa, formal e informal, horizontal y vertical en ambas direcciones, constituyen el elemento clave para la buena marcha de la organización.

Relaciones Publicas con la Comunidad y los Medios masivos de comunicacion

Comunidad:
Es un grupo de personas que estan establecidas en la misma zona de la organizacion y tienen intereses similares.


   Comunidad + Organizacion - Desarrollo Local
  (Fuentes de empleo, impuestos, comercio local)


Las relaciones publicas deben planearse considerando las caracteristicas propias de cada localidad, la comunicacion con los lideres, contribuir al desarrollo de la comunidad.


Medios de Comunicación

Los periodistas y los relacionadores públicos se necesitan mutuamente, ya que los medios de comunicación necesitan material e ideas procedentes de Fuentes de relaciones públicos, y los profesionales necesitan a los medios para exponer su material.

Los medios impresos como son los periodicos, revistas, libros etc. son elementos fundamentales de la profesión de relaciones públicas ya que son adecuados para los mensajes que deben conservarse en el tiempo y deben volverse a leer.

La rapidez y la movilidad son las características propias que hacen la radio un caso especial entre los principales medios de comunicación. A diferencia de los medios de impresión este no se ve en largo proceso de impresión ya que es instantáneo. Y además puede llegar a cualquier parte.

Las posibilidades de uso de la televisión que tiene el profesional de las relaciones públicas son tan numerosas, que merece la pena examinarlas a dos niveles distintos: nacional y loca.

Relaciones Publicas con el Gobierno

Las relaciones públicas son un instrumento importante, además tienen la ventaja de personalizar y dirigir los mensajes a cada una de sus audiencias objetivo, y con ello, lograr una difusión con mayor foco, y por ende, mayor eficiencia comunicacional. Y el sector gubernamental no es la excepción.

En el gobierno, las relaciones públicas están orientadas principalmente a brindar información al público interno y externo sobre los proyectos y realizaciones sectoriales o sobre las actividades del Poder Ejecutivo y principales funcionarios. En resumen podemos decir que las relaciones públicas son un pilar fundamental en el éxito de los proyectos gubernamentales a través de una comunicar a la sociedad de manera efectiva las acciones y éxitos de los gobiernos.

Relaciones Publicas con Proveedores

*Establecen mutualidad de intereses.
*Muestra como puede mejorar su metodo de produccion.
*Determinan cual es la opinion del proveedor respecto a la compañia.
*Situan a la compañia como un socio amistoso cooperativo y dispuesto para resolver los problemas.
*Mantienen una relacion amigable por medio de un trato justo y equitativo.
*Proporcionan materiales y sugerencias.

Relaciones Publicas con clientes actuales y potenciales

Las relaciones publicas con los clientes actuales y potenciales son una de las partes mas importantes y vitales del programa completo de las relaciones publicas de la organización.


Los clientes reales son un importantísimo transmisor de la imagen de la empresa. Sus opiniones, acerca de esta tanto favorables como lo contrario, son generalmente consideradas por los clientes potenciales.


Un cliente satisfecho tendrá buena opinión acerca de la empresa a la que ha comprado, por lo que no tendrá inconveniente alguno en recomendarlo.
Por el contrario, un cliente insatisfecho o disgustado, hablara mas de la empresa que los clientes satisfechos, por iniciativa propia transmitirá la mala imagen que le causo el servicio o producto vendido.

Diferencia entre accionista e inversionista

Un inversionista es una persona que invierte en diferentes activos, tales como, bolsa de valores. materias primas, divisas, inmuebles, etc, acorde a su conveniencia. No esta involucrado directamente con la empresa, si perdiera valor el puede retirar su inversion inmediatamente.                                               En cambio un accionista tiene un porcentaje sobre una empresa determinada o es quien aporta una cantidad para ser socio de una empresa. Si la empresa pierde el valor el accionista pierde por que es dueño de una parte el si esta involucrado directamente.

Beneficios Relaciones publicas externas

*Permiten mantener una relación con el público. 

*Los comunicados de prensa pueden permitir al público participar en su propio éxito y el público disfruta de conocer sobre lo que sucede con sus celebridades favoritas, las empresas, y / o productos.

*Permiten a usted y a su organización notificar a la gente sobre su progreso o acerca de los nuevos productos y servicios que puede ofrecer. Las relaciones públicas y comunicados de prensa son una forma de publicidad, si se utiliza de manera efectiva que te permite llegar a una amplia audiencia con sus mensajes.

*Los consumidores para conocer y entender el negocio en el que se trata de un hecho positivo y la campaña de relaciones públicas pueden asegurar que el consumidor siempre tiene pensamientos positivos acerca de la empresa y de los servicios.

A DIFERENCIA DE LAS RRPP internas: 

 *Las RRPP internas se encargan de mantener una buena comunicación de los accionistas o ejecutivos con los empleados.

*Escucharlos, Motivarlos, etc, para que se sientan que son importantes para la empresa y tengan un desempeño mejor.